Pemanfaatan AI pada Penyelesian Laporan Pelatihan

Oleh: Ahmad Wildanus
Widyaiswara BDK Jakarta

Proses bisnis yang dilakukan di kantor Balai Diklat Keagamaan (BDK) Jakarta adalah terkait pelatihan, karena memang dibangunnya BDK Jakarta dalam rangka diklat pegawai, khususnya di tiga propinsi, DKI Jakarta, Banten dan Kalimantan Barat, artinya satker lainnya tidak dapat melakukan pelatihan, kecuali di Balai Diklat atau kerja sama dengan Lemdik yang ada. Madrasah adalah lembaga pendidikan dengan Kegiatan Belajar Mengajar sebagai proses bisnis utama, sedang kantor Kemenag dalam rangka layanan publik terkait administratif dan lainnya khususnya di bidang agama. Jadi masing-masing satker memiliki core, atau inti atau proses bisnis yang dilakukan  berdasarkan untuk apa kantor tersebut dibangun.

Dalam Manajemen, POAC, Planing, Organizing, Actuating dan Controlling, jadi harus ada dalam penyelenggaraan pelatihan aktivitas: Perencanaan, Penyiapan, Pelaksanaan dan Kontroling, salah satu bentuk Kontroling adalah adanya laporan penyelenggaraan untuk setiap kegiatan. Jadi BDK Jakarta, wajib membuat laporan penyelenggaraan pelatihan, jika tidak ada maka di anggap kegiatan tersebut hoax, walau kegiatan yang dilaksanakan sukses dan lancar serta tidak ada penyelewengan apapun, tapi jika tidak ada laporan penyelenggaraan kegiatannya, maka bisa dijadikan temuan atas rekomendasi para auditor tentunya. Atau sebaliknya ada laporan tapi tak ada kegiatannya ini sangat berbahaya.

Dalam KMA terkait Tata Naskah Dinas, sistematika laporan itu adalah Pendahuluan, Deskripsi Kegiatan yang dilaksanakan, Hasil yang dicapai, Simpulan dan Saran serta Penutup. Maka pada Pendahuluan kita sajikan data secara umum menjawab 5 w, mengapa, kapan di mana dan siapa dan apa. Di deskripsi Kegiatan yang dilaksanakan menjawab bagaimana (how) pelatihan dilaksanakan, bagaimana? Misal dengan window shopping peserta menjadi aktif dalam mata pelatihan yang di sampaikan oleh Widyaiswara. Hasil pelatihan yang dicapai bisa menyajikan data nilai-nilai yang diperoleh peserta memiliki distribusi normal, misalnya, serta nilai terendah dan tertinggi bagi peserta. Kemudian diberikan Simpulan dan Saran serta Penutup. Sebenarnya hal ini sudah baik dilakukan oleh pegawai yang mendapatkan tugas saat kepanitiaan kegiatan di bdk Jakarta.

Nah ada hal menarik saat ini, yaitu peran AI dalam pembuatan laporan, saat ini content laporan dapat dibuat oleh mesin komputer, yang selama ini kita gunakan untuk membuat laporan tapi manual, yaitu menuliskan semua itu sebagai content, saat ini kita bisa meminta AI untuk membuat content laporan.

Misal pendahuluan, kita minta AI untuk menuliskan pendahuluan tentunya dengan data-data yang kita berikan, Mesin AI akan membuatnya sesuai arahan yang kita inginkan. Bahkan bisa membuat grafik atas nilai-nilai yang tersaji, berapa jumlah peserta, persentasi laki-laki dibandingkan dengan perempuan, berapa orang peserta yang berasal dari Banten, Kalimantan dan Jakarta, data ini disajikan dengan baik berupa tabel dan grafik, diagram batang lingkaran atau lainnya. Menjadikan laporan yang dibuat menjadi lebih menarik dan mudah terbaca.

Bagaimana membuat perintah yang baik di AI, khususnya chatgpt? Buatlah perintah dengan ketentuan sebagai berikut:

1. Konteks
2. Peran
3. Larangan
4. Panjang, dan
5. Tambahan

Atau disingkat dengan “Koran Lapangan”, masing-masing point uraiannya adalah:

1. Konteks:
   Informasi latar belakang atau situasi yang relevan untuk memahami perintah atau permintaan.
   
2. Peran:
   Tugas atau peran spesifik yang diharapkan dari model AI, seperti sebagai asisten, penulis, atau penyedia informasi.
   
3. Larangan:
   Apa yang harus dihindari atau batasan yang harus diperhatikan saat memberikan jawaban atau menjalankan perintah.
   
4. Panjang:
   Ketentuan tentang seberapa panjang atau singkat jawaban yang diinginkan.
   
5. Tambahan:
   Instruksi tambahan yang mungkin relevan untuk memenuhi permintaan dengan lebih baik.

Contohnya adalah:

1. Konteks:
   Pelatihan ini dilakukan untuk meningkatkan keterampilan teknis karyawan di bidang Manajemen Proyek. Tujuan laporan ini adalah untuk memberikan ringkasan hasil pelatihan, termasuk penilaian terhadap efektivitas materi pelatihan dan umpan balik dari peserta.
   
2. Peran:
   Sebagai asisten penulis laporan, tugas saya adalah mengumpulkan data yang relevan, menyusun ringkasan, dan menyajikan temuan dalam format laporan yang jelas dan terstruktur.
   
3. Larangan:
   Hindari memasukkan informasi pribadi peserta atau data sensitif yang tidak relevan. Jangan menggunakan bahasa teknis yang terlalu kompleks yang bisa membingungkan pembaca yang bukan ahli di bidang ini.
   
4. Panjang:
   Laporan harus cukup ringkas untuk dibaca dalam waktu 5-10 menit, dengan panjang sekitar 2-4 halaman. Setiap bagian harus langsung ke intinya tanpa mengabaikan detail penting.
   
5. Tambahan: Sertakan grafik atau tabel untuk mendukung data dan hasil pelatihan. Pastikan untuk memberikan rekomendasi berdasarkan temuan yang diperoleh dan sertakan kutipan dari umpan balik peserta jika relevan.

Hasilnya sebagai berikut:

Laporan Pelatihan Manajemen Proyek

Tanggal: 1-2 September 2024. Lokasi: Ruang Pelatihan Utama, Gedung ABC, Perusahaan XYZJumlah Peserta: 30 Karyawan

1. Ringkasan Pelatihan
   Pelatihan ini bertujuan untuk meningkatkan keterampilan peserta dalam manajemen proyek. Materi mencakup teknik perencanaan, manajemen risiko, dan kontrol proyek, disampaikan melalui presentasi, studi kasus, dan sesi praktis.
   
2. Hasil Pelatihan
   • Grafik Kepuasan Peserta
     Catatan: Gambar ini hanya contoh. Dalam laporan asli, grafik ini akan menunjukkan tingkat kepuasan peserta terhadap materi pelatihan, pengajar, dan fasilitas.0
   • Penilaian Pengajar
     Pengalaman Pengajar: 90% peserta memberikan penilaian positif terhadap pengalaman dan pengetahuan pengajar.
     Kemampuan Mengajar: 85% peserta merasa pengajar mampu menyampaikan materi dengan jelas dan menarik.
   • Fasilitas dan Logistik
     Fasilitas: 75% peserta merasa fasilitas pelatihan memadai, meskipun ada beberapa masukan untuk perbaikan.
     Logistik: 80% peserta merasa jadwal dan pengaturan logistik selama pelatihan berjalan dengan baik.
     
3. Umpan Balik Peserta
   Peserta memberikan umpan balik yang umumnya positif dengan beberapa saran untuk perbaikan:
   Studi Kasus: “Studi kasus yang lebih beragam dan relevan akan sangat membantu.”
   Interaktivitas: “Sesi praktis lebih banyak akan membuat pelatihan lebih interaktif.”
   
4. Rekomendasi
   Materi: Menambahkan studi kasus yang lebih variatif dan relevan dengan industri peserta.
   Metode Pengajaran: Memperbanyak sesi praktis dan diskusi kelompok untuk meningkatkan keterlibatan.
   Fasilitas: Memperbarui peralatan pelatihan dan meningkatkan kenyamanan ruang pelatihan.
   
5. Kesimpulan
   Pelatihan manajemen proyek ini berhasil mencapai tujuannya dengan hasil positif dari peserta. Beberapa area memerlukan peningkatan untuk sesi pelatihan di masa depan agar lebih sesuai dengan kebutuhan peserta.

Kemudian jangan lupa untuk membaca ulang, silakan apa yang sudah dibuat oleh AI di baca kembali serta disesuaikan dengan kondisi pelatihan yang sebenarnya. Dengan berbantuan AI ini maka penyelesaian laporan pelatihan akan lebih cepat dapat diselesaikan dan disajikan dengan baik dan meningkat dari segi keterbacaan dengan adanya grafik dan tabel.

Demikian semoga bermanfaat dan membantu.